Terms and conditions

General Terms and Conditions

1 - GENERALITES

Le présent document constitue le règlement intérieur WHOORKS (ci-après Règlement Intérieur) qui s’applique aux Sites WHOORKS constitué par les locaux et toutes les parties extérieures rattachées au Site. Il a pour objet les règles d’utilisation du Site applicables aux Clients ayant contracté avec la Société désignée ici par Site WHOORKS ainsi qu’aux Visiteurs invités par les Clients.

Le Règlement Intérieur est susceptible d’être modifié à tout moment par la Société qui en informera les Clients par mail et voie d’affichage dans le Site. Chaque Site WHOORKS a un référent (Ci-après Référent ou Responsable du site) dont le nom est affiché dans le Site.

2 – ACCES

Adresse d’accessibilité Bordeaux (33300) - 117, quai de Bacalan Rennes (35000) - 28, boulevard du Colombier Nantes (44000) - 17, boulevard de Berlin

Horaires Hors jours fériés et restrictions exceptionnelles renseignées auprès des Clients par mail et voie d’affichage :  Horaires d’accueil : 9h00 – 18h00 du lundi au vendredi  Horaires pour les Clients bénéficiaires de l’offre « FLEX » : 9h – 18h00 du lundi au vendredi  Horaires pour les Clients bénéficiaires de l’offre « OFFICE » ou « FLEX OFFICE » : 7 jours sur 7 - 24 heures sur 24

En dehors des horaires d’accueil du Site WHOORKS, chaque Client est entièrement responsable de la bonne fermeture des ouvertures de toute nature (notamment fenêtres, portes palières – portes de sortie, accès à leur Espaces de Travail, aux Espaces Partagés, au Site WHOORKS, parking…) afin de garantir la sécurité des personnes et des biens.

Conditions d’accès Le Site WHOORKS fait l’objet d’accès sécurisés, ainsi que d’un contrôle par vidéosurveillance pour les espaces suivants : accès principaux des Sites (Hall, Accueil…)

Accès Clients : Utilisation de badges sécurisés nominatifs pour :  L’accès au Site  L’accès aux Espaces de Travail

Nombre de badges : autant de badges sécurisés que de Postes de Travail mentionnés dans le Contrat. La liste nominative des utilisateurs devra être transmise par le Client avant l’entrée dans les lieux et en cours de Contrat en cas de modification. Tout changement relatif aux personnes destinataires des badges sécurisés devra faire l’objet d’une information au Référent ou responsable du Site.

Remise au Client : le jour de la signature du Contrat, ou au plus tard le jour de sa première occupation dans les Espaces de Travail, avec signature de prise de possession des badges de sécurité et mention de leur nombre. Les éventuelles cartes d’accès aux parkings feront l’objet de la même procédure.

Perte ou vol de badges / clés ou autre commande d’accès : Le Client concerné pour lui-même et/ ou ses Visiteurs, doit immédiatement en informer le Site, auquel il reconnaît le droit de prendre toute mesure appropriée. Le remplacement éventuel de badge, de serrure ou autre commande d’accès sera facturé au Client au tarif de 50 € HT

Accès Visiteurs : Toute personne hors celles mentionnées nominativement par le Client est un Visiteur.

Chaque Visiteur doit se présenter à l’accueil dans le cadre des horaires mentionnés plus haut. Si besoin, l’arrivée du Visiteur sera annoncée à son arrivée par l’équipe d’accueil ou tout autre moyen mis en place dans le Site. Le Visiteur devra rester dans le Hall ou la zone prévue à cet effet jusqu’à sa prise en charge par le Client visité.

Les Visiteurs ne peuvent avoir accès aux parkings du Site.

Service de ménage et entretien Sauf exception, le service de ménage des Espaces de Travail et des Espaces Partagés sera exécuté selon l’agenda suivant :  Début de matinée pour les Espaces de Travail et  Cours de journée pour les Espaces Communs et Partagés en accord avec l’activité du Site et avec toute la discrétion requise.

Parking véhicules et parking vélo Selon le Site, WHOORKS propose à ses Clients un accès à un parc de stationnement véhicule, motos et vélo.

Une carte (ou badge selon les cas) sera remise à chaque bénéficiaire. Les bénéficiaires devront utiliser cette carte lors de chaque entrée ou sortie de leur véhicule et laisser ce dernier fermé à clef et relever les glaces. Pour le parking vélo et moto, les bénéficiaires doivent prévoir un antivol.

Il est interdit de céder, vendre ou louer cette carte à un tiers. Pour les véhicules, seul le stationnement de véhicules automobiles de tourisme est autorisé.

Le véhicule/ la moto/ le vélo stationné devra faire l’objet d’une assurance contre l’incendie, le vol, ainsi que pour les risques des recours auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable. Le Client renonce à tout recours qu’il pourrait être fondé à exercer en cas d’incendie ou d’explosion, contre le Site WHOORKS.

L’emplacement mis à disposition est réservé à l’usage auquel il est destiné et doit être maintenu en bon état.

En cas de perte ou de vol de la carte d’accès au parking, le Client concerné pour lui-même et/ ou ses Visiteurs, doit immédiatement en informer le Site auquel il reconnaît le droit de prendre toute mesure appropriée. Le remplacement de la carte lui sera facturé.

Les bénéficiaires des emplacements s’engagent à se conformer aux règles de fonctionnement et de sécurité des parkings ainsi qu’au règlement intérieur du parc de stationnement) et à informer immédiatement le Site WHOORKS en cas de sinistres ou de dégradations se produisant dans le parking.

La carte d’accès au parc de stationnement devra être rendue en bon état, par le bénéficiaire, avec ses autres cartes et/ ou badges d’accès à la fin de son contrat d’utilisation du Site WHOORKS.

3 – UTILISATION DES ESPACES DE TRAVAIL, DES ESPACES PARTAGES ET DES ESPACES COMMUNS

Règles générales Le Client et ses Visiteurs veilleront à ce que leurs activités au sein des Espaces de Travail, des Espaces Partagés et des Espaces Communs ne perturbent pas la tranquillité et le travail des autres Clients.

Le Client et ses Visiteurs devront adopter une attitude professionnelle appropriée. Ils se conformeront aux directives édictées par le Site WHOORKS concernant les règles de sécurité, les badges/ cartes/ clés d’accès et tout autre sujet intéressant la vie du Site WHOORKS. Le démarchage, la sollicitation, le porte à porte sont interdits au sein du Site WHOORKS. Le Client ne pourra démarcher les autres Clients en vue de conclure des affaires ou à toutes autres fins.

Il est interdit au sein du Site WHOORKS de vendre, fabriquer, ou faire la promotion d’alcool, de tabac, de produits illicites sous quelque forme que ce soit. Le Site WHOORKS est un espace exclusivement non-fumeur.

Tout manquement à une interdiction de comportement de harcèlement, abusif envers les autres Clients, leurs Visiteurs, le personnel du Site WHOORKS emportera fin immédiate du Contrat. L’avance /dépôt de garantie sera dans cette hypothèse conservée par le Société à titre de dédommagement commercial.

Le Site WHOORKS est destiné à être utilisé comme bureau. Aucune activité illicite, dangereuse, portant atteinte à l’ordre public ne peut y être exercée. Aucun objet ou produit dangereux ne peut y être introduit, notamment arme, explosif, liquide inflammable….

Hormis les animaux d’assistance, aucun autre animal n’est admis dans le Site WHOORKS.

Le courant électrique fourni par le Site WHOORKS dans les Espaces de Travail, Espaces Partagés et Espaces Communs est prévu pour un usage ordinaire d’éclairage, alimentation d’ordinateurs personnels et petits appareils.

Au sein des Espaces de Travail, Espaces Partagés et Espaces Communs, les Clients et leurs Visiteurs du Site WHOORKS sont entièrement responsables de leurs objets et effets personnels. Le Site ne pourra en aucun cas être inquiété ou rendu responsable en cas de perte, vol ou dommages de ces derniers.

Il est strictement interdit au Client de prendre, copier ou utiliser le nom « WHOORKS » ou « LEGENDRE » ou « LEGENDRE XP » ainsi que toutes autres éléments d’identification ou de propriété intellectuelle relatifs au Site et/ ou la Société, sans l’accord préalable écrit du Site.

Il appartiendra au Client de prendre toutes informations auprès du Site WHOORKS sur les caractéristiques des Espaces occupés en vue de l’établissement de sa déclaration au titre de l’impôt Contribution Foncière de Entreprises (CFE).

Espaces de Travail Lors de son emménagement le Client devra signer un état des lieux comprenant les éléments suivants :  Inventaire quantitatif et qualitatif de chaque Espace de Travail, et de chaque Poste de Travail, du mobilier, de l’équipement.  Inventaire des badges d’accès transmis. Cet état des lieux sera annexé au Contrat qui lie le Client et la Société WHOORKS

Le Client devra prendre soin des Espaces de Travail occupés, de leur mobilier et équipement et veillera à ne pas les altérer.

Le Client ne pourra modifier l’aménagement, le mobilier, les conditions de fermeture, les installations des Espaces de Travail occupés sans autorisation expresse du Site. Le refus du Site ne peut engendrer à son égard une quelconque contestation ni une demande d’indemnisation ou de réduction de prix.

En matière de décoration, les Clients du Site bénéficiant d’Espaces de Travail privatifs sont autorisés à personnaliser ces Espaces pendant la période contractée, à condition de ne pas porter atteinte ou endommager la structure du bâtiment, les équipements fournis et de restituer l’Espace concerné à l’issue du contrat ou à l’occasion d’un échange d’Espace, conformément à l’état des lieux signé lors de l’emménagement.

Espaces Partagés Les Clients peuvent pour eux-mêmes et leurs Visiteurs profiter librement des Espaces Partagés rattachés à leur Espace de Travail, au sein du Site WHOORKS.

Le Client prendra soin des Espaces Partagés et ne pourra ni y installer, ni y entreposer quelques bien / matériel/ fourniture/ installation que ce soit.

Les Espaces Partagés devront être conservés dans un état parfait de propreté.

Espaces Communs Sous réserve de privatisation ponctuelle d’Espaces Communs, les Clients peuvent pour eux-mêmes et leurs Visiteurs profiter librement des Espaces Communs au sein du Site WHOORKS, sans que ceux-ci deviennent des Espaces de Travail.

Selon le Site, WHOORKS met à la disposition des Clients les Espaces Communs suivants : hall d’accueil, tisanerie, espaces de convivialité, point de restauration, salles de réunion, espaces informels, petits salons ou encore sanitaires

Ne sont pas Espaces Communs, mais exclusivement réservés au Site WHOORKS : l’accès au back office pour le personnel du Site, les locaux techniques, le local SSI et les locaux IT dont le Site détient l’exclusivité d’utilisation.

Le Client prendra soin des Espaces Communs et ne pourra ni y installer, ni y entreposer quelques bien / matériel/ fourniture/ installation que ce soit. Pour la pause restauration, les Clients et leurs Visiteurs peuvent utiliser les tisaneries prévues à cet effet, y amener nourritures et boissons en veillant à ne pas incommoder les autres Clients et à ce qu’aucun alcool ne soit consommé par un mineur. Les Clients ne peuvent utiliser l’Espace Dédiée à la restauration avec leur propre nourritures et boissons entre 12h et 14h.

Après utilisation, les Espaces Partagés/Communs devront être laissés dans un état parfait de propreté. Toute détérioration abusive et identifiée pourrait faire l’objet d’une refacturation de prestation de ménage adressée au Client.

Signalétique Le Client ne peut mettre en place d’affichage, de signalisation sur les portes de son Espace de Travail ou sur tout support visible de l’extérieur, sans autorisation expresse du Site. Dans l’hypothèse d’une autorisation, celle-ci pourra être conditionnée au respect de prescriptions afin de s’assurer que la signalisation demeurera conforme à l’architecture du Site WHOORKS. Le Site se réserve le droit de facturer des frais pour toute installation de signalisation faite par ses soins.

A la demande et aux frais du Client, et dans la mesure où la signalétique du Site au sein duquel le Client utilise des Espaces de Travail le permet, le Site WHOORKS pourra inclure et mettre en avant le nom du Client sur la signalétique du Site WHOORKS

Réservation de salles Selon le Site, WHOORKS propose la privatisation des Espaces Communs suivants pour les réunions et/ ou évènements de ses Clients : Salles de réunion, creative rooms, Agora… voire Point de Restauration.

A défaut d’autres modalités prévues par le Site WHOORKS, la réservation s’effectue via le Responsable ou à partir de tout autre moyen mis en place sur le Site.

Les conditions d’annulation de la réservation sont les suivantes :  Remboursement Intégral ou défaut de facturation pour une annulation jusqu’à quinze (15) jours avant la date prévue.  Remboursement de 50% du prix pour une annulation jusqu’à soixante-douze (72) heures avant la date prévue  Absence de remboursement pour une annulation moins de soixante-douze (72) heures avant la date.

Casiers fermés Selon le Site des casiers sont à la disposition des Clients et Visiteurs dans les Espaces Communs.

Selon la disponibilité, l’accès aux casiers est libre. Son usage est conditionné par l’utilisation d’un cadenas personnel à son utilisateur.

Le Site WHOORKS décline toute responsabilité en cas de fracture de casier, vol, endommagement du casier ou de son contenu.

4 – SERVICES COMPLEMENTAIRES

Le Site WHOORKS offre à titre complémentaire des services tels que définis dans le Livret d’accueil.

Tout service complémentaire est soumis à la disponibilité des lieux et/ ou personnes concernées et/ou calendrier du Site WHOORKS de sorte que l’impossibilité de répondre dans les délais à une demande de services complémentaires ne peut engendrer la mise en cause du Site WHOORKS.

Tout service complémentaire fourni fera l’objet d’un engagement particulier entre le Client et le Site WHOORKS.

Dans la mesure où le Site WHOORKS offre des services de restauration, le choix par un Client d’un autre prestataire que celui proposé par le site WHOORKS, pour un événement organisé dans un Espace Commun, ouvre un droit au versement d’un « droit de bouchon » ou indemnités compensatoires au profit du Site WHOORKS.

Dans l’hypothèse d’un service courrier, le Client dégage le Site WHOORKS de toute responsabilité qui pourrait être engagée ou qui pourrait survenir à l’occasion de la réception de tout courrier ou colis pour le compte du Client.

5 – DOMICILIATION

Les conditions de domiciliation sont celles décrites dans les CGV WHOORKS.

6 – INFORMATIQUE ET RESEAU

Le Site WHOORKS met à disposition de l’ensemble de ses Clients et Visiteurs une connexion internet haut débit sécurisée via WIFI et/ou via branchement câble RJ45.

Le Site WHOORKS s’engage à mettre en place les contrôles et sécurité nécessaires afin de protéger le réseau et les équipements utilisateurs.

Les Clients et Visiteurs n’ont pas l’autorisation d’installer et/ou d’utiliser leurs propres points d’accès sans fil au sein du Site WHOORKS.

Les Clients et Visiteurs s’engagent à conserver de manière personnelle et inaccessible le mot de passe pour l’accès au réseau WIFI du centre.

Les identifiants de l’utilisateur permettent d’autoriser un équipement utilisateur. Ces informations sont strictement personnelles et les utilisateurs doivent utiliser leurs identifiants uniquement sur leurs propres équipements. Usurper ou masquer son identité est strictement prohibé.

Les Clients et visiteurs sont garants de la sécurité informatique de leurs propres équipements et s’interdisent tout acte malveillant notamment concernant la sécurité des systèmes informatiques du centre ou du réseau.

La connexion au réseau du Site WHOORKS ne peut être utilisée que dans l’enceinte du bâtiment. Les Clients et Visiteurs ne sont pas autorisés à créer des liaisons entre le réseau WHOORKS et tout autre réseau ou service de télécommunication externe.

Le service Internet du Site WHOORKS devra être utilisé conformément à la législation en vigueur et ne pas enfreindre les lois pénales ou civiles du droit national ou international ni toute autre exigence gouvernementale. La consultation et le téléchargement de contenu de sites illégaux sont interdits.

Tout dysfonctionnement du réseau devra immédiatement être communiqué au responsable de Site WHOORKS.

Le Site WHOORKS se réserve le droit de suspendre l’accès Internet à un Client, si un abus est constaté ou que son matériel et/ou logiciel sont jugés inappropriés à l’utilisation du réseau.

Le Site WHOORKS ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, notamment la perte d’exploitation découlant ou résultant de la perte de service, de la dégradation de la connectivité ou de l'accès à Internet stipulé dans le Contrat de service.

7 – CONFIDENTIALITE

Le Site WHOORKS avec son personnel s’engage au respect de la confidentialité sur l’identité des Clients, Visiteurs, sur les toutes les informations recueillies et s’engage à faire respecter cette confidentialité à ses propres prestataires.

Le Site WHOORKS recommande vivement à l’ensemble de ses Clients et aux Visiteurs d’être vigilant quant à la confidentialité de leurs documents, données et informations, particulièrement sur les points copie des espaces partagés.

A ce titre, chaque Client et Visiteur est tenu à une obligation de confidentialité concernant les documents, données et informations des autres Clients, dont il pourrait avoir connaissance au sein du Site WHOORKS, qu’il s’engage à ne pas utiliser, divulguer ou reproduire.

Nonobstant ce qui précède il appartient à chaque Client de prendre les mesures utiles en vue d’assurer la confidentialité en relation avec sa propre activité, y compris au sein des Espaces de Travail.

8 – CONSIGNES DE SECURITE

Chaque Client ou Visiteur devra veiller à sa sécurité et à celle des autres en se conformant aux consignes de sécurité et d’hygiène en vigueur.

Chaque Client ou Visiteur s’engage à prendre connaissance du plan d’évacuation relatif au Site WHOORKS et à se conformer aux consignes de sécurité du bâtiment.

Un Protocole d’évacuation est mis en place sur le Site et sera transmis au Client lors de son arrivée dans les lieux. Le Client devra s’assurer que son personnel soit en parfaite connaissance de ce dernier. Un ou plusieurs guide-files et serre-files devront être nommés par le Client afin de permettre le plein respect du Protocole.

Les issues de secours doivent rester en permanence libre d’accès.

Les Clients devront participer aux exercices collectifs d’évacuation du Site WHOORKS dont ils seront informés par voie d’affichage ou sur leur portail dédié.

En cas d’intrusion suspecte, dépôt de colis suspect ou autre, toute personne dans le Site WHOORKS qui en est témoin est tenue d’en avertir aussitôt l’équipe du Site par mail ou par téléphone.

9 - CONTACT

Pour toutes informations complémentaires ou pour signaler un problème, veuillez contacter le Référent ou le responsable du Site WHOORKS.

Le nom et le numéro de téléphone associé à ce contact seront indiqués dans le Livret d’Accueil.